Hồ sơ nhập học

Hạn nộp hồ sơ và địa chỉ thư

Hãy nộp hồ sơ nhập học trước thời hạn được nêu trong thư đi kèm theo thông báo trúng tuyển của bạn. APU không chịu trách nhiệm cho bất kỳ mất mát/thất lạc nào trong quá trình vận chuyển. Hãy đảm bảo bạn gửi đúng địa chỉ.

Đối với các thí sinh sống tại Việt Nam, tất cả các tài liệu cần được gửi về Văn phòng APU Việt Nam. Bạn có thể gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện/chuyển phát nhanh.

 

Hạn nộp hồ sơ

ĐỐI VỚI CÁC THÍ SINH SỐNG TẠI VIỆT NAM

Ngày thông báo kết quả 

Hạn nộp hồ sơ nhập học
19/12/2016 (Thứ 2) 27/01/ 2017 (Thứ 6)

Ngày thông báo kết quả 

Hạn nộp hồ sơ nhập học 
Đợt 1: 19/12/2016 (Thứ 2) 24/03/ 2017 (Thứ 6)
Đợt 2: 27/03/2017 (Thứ 2) 02/06/2017 (Thứ 6)
Đợt 3: 24/04/2017 (Thứ 2) 30/06/2017 (Thứ 6)
ĐỢt 4: 05/06/2017 (Thứ 2) 07/07/2017 (Thứ 6)
DANH SÁCH TÀI LIỆU CẦN NỘP

Dưới đây là danh sách những tài liệu/giấy tờ cần nộp. Hãy tham khảo cách điền những mẫu tài liệu/giấy tờ này trong Sổ tay Hướng dẫn về Thủ tục nhập học (Handbook of Enrollment Procedures) và hãy chắc chắn điền đúng các thông tin trước khi gửi về cho APU. Có thể bạn sẽ được yêu cầu gửi lại một số tài liệu nếu bị thiếu thông tin hoặc có những thông tin không nhất quán. Ngoài ra, chúng tôi sẽ gửi thông báo nếu bạn cần nộp thêm các tài liệu bổ sung. Nếu bạn muốn được trả lại một số tài liệu, hãy gửi kèm theo danh sách tài liệu muốn trả lại. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ chỉ trả lại những tài liệu không được cấp lại. Trong một vài trường hợp, chúng tôi sẽ giữ tài liệu gốc ngay cả khi bạn yêu cầu trả lại. 

Hãy xem lại kĩ tất cả các thông tin để chắc chắn rằng bạn không có bất cứ lỗi sai nào trong quá trình chuẩn bị. Nếu có tài liệu bị thiếu, chúng tôi sẽ gửi thông báo qua email và bạn cần gửi lại tài liệu sớm nhất có thể. Nếu bạn không nộp hồ sơ đúng hạn, rất có thể việc nhập học của bạn sẽ bị trễ. 

1. HỒ SƠ BẮT BUỘC ĐỐI VỚI MỌI THÍ SINH

1.Thẻ thông tin sinh viên (Student Information Card)

Đây sẽ là một bằng chứng xác nhận bạn là sinh viên của trường và sẽ được lưu trữ vĩnh viễn tại APU. Điền thông tin vào thẻ bằng bút mực màu đen bằng ngôn ngữ của hệ tiếng mà bạn đăng ký (tiếng Anh hay tiếng Nhật). Với những thí sinh hệ tiếng Anh, hãy viết chữ in hoa.

2.Câu hỏi khảo sát về sức khỏe sinh viên (Student Health Questionnare)

Bạn phải nộp câu trả lời cho các câu hỏi khảo sát này (như một tài liệu tham khảo đối với APU). Những thông tin này sẽ không được sử dụng vào bất cứ mục đích nào khác ngoài mục đích hỗ trợ tư vấn/chăm sóc sức khỏe cho bạn và thông tin sẽ được bảo mật tuyệt đối. Hãy nhờ giáo viên, y tá ở trường hay cha mẹ/người giám hộ hoàn thành các câu hỏi (Những thí sinh trường thành có thể tự điền thông tin). Bạn không cần phải tham khảo ý kiến của bác sĩ hay nhận chẩn đoán sức khỏe trừ những trường hợp cần tiếp tục điều trị y tế sau khi nhập học APU. 

3. Giấy xác nhận/từ chối ở AP House:

Bạn cần nộp giấy ”Xác nhận ở AP House” (Confirmation of Residence at AP House)

Từ chối ở tại AP House.

Sinh viên có thể từ chối ở tại AP House trong những trường hợp sau:

APU sẽ tiến hành xem xét lý do của bạn và không chắc chắn rằng đơn từ chối ở tại AP House của bạn sẽ được chấp nhận trong mọi trường hợp.
Hãy gửi yêu cầu về phòng Tuyển sinh theo địa chỉ email applied@apu.ac.jp trong trường hợp bạn muốn từ chối ở tại APU House tối thiểu 2 tuần trước hạn đóng phí Nhập học 2. Sau thời gian này, mọi yêu cầu đều không được chấp nhận.
Sau khi nhận được yêu cầu của bạn, phòng Tuyển sinh sẽ gửi bạn Form thông báo lý do từ chối ở AP House  “Notification to Decline Residence at AP House”. Bạn hãy nộp đơn này cùng với các giấy tờ a, b và c bên dưới sớm nhất có thể.

a. Bản kế hoạch tài chính (Financial Plan)

b. Tài liệu chứng minh tài chính cho số tiền được liệt kê trong mục “Total Amount of Money Necessary until Graduation” trong Financial Plan

c. Giấy xác nhận cư trú (Certificate of Residence) cho thấy tên bạn và tên chủ hộ, nơi bạn sẽ ở cùng.

Sau khi nhận được những tài liệu trên, APU sẽ xem xét và thông báo với bạn quyết định của trường vào ngày báo hạn đóng phí Nhập học 2.
Lưu ý khoản phí Chuyển vào Ký túc xá (Moving in Fee) (32,000 JPY) sẽ không được hoàn lại. Điều đó có nghĩa, một khi đã thanh toán thì dù có từ chối ở tại AP House bạn cũng không được hoàn lại khoản phí trên.

Nếu bạn được yêu cầu trả trước toàn bộ học phí (Advance payment of fees) và từ chối ở AP House, bạn vẫn phải nộp Phí nhà ở (Housing fee). Tuy nhiên sau khi nhập học, bạn sẽ được hoàn lại khoản phí này theo các quy định của APU.
4. Ba ảnh chân dung

Bạn cần nộp 03 ảnh chân dung và ghi rõ tên và quốc tịch ở sau mỗi ảnh. Hãy dán 01 ảnh (trong số 03 ảnh) vào Thẻ thông tin sinh viên ở khoảng trống phù hợp.

Hãy đọc kĩ những yêu cầu sau đối với ảnh chân dung:

5. Bản sao biên lai xác nhận đã hoàn thành phí nhập học

Hãy nộp bản sao biên lai ngân hàng nơi bạn nộp phí nhập học. Trong trường hợp hạn nộp hồ sơ nhập học của bạn sớm hơn hạn nộp các loại phí của Giai đoạn 2, hãy nộp biên lai xác nhận hoàn thành phí trong Giai đoạn 1 trước kèm với hồ sơ nhập học, sau đó gửi biên lai hoàn thành phí của Giai đoạn 2 qua email hoặc fax trước thời hạn được đưa ra.

Email: applied@apu.ac.jp
Fax: +81-977-78-1121

6. Giấy chứng nhận/Bằng tốt nghiệp:

Bạn sẽ cần nộp tài liệu này nếu trong hồ sơ ứng tuyển của bạn chưa có. Nếu bạn không thể cung cấp chứng nhận tốt nghiệp, hãy nộp Chứng nhận Tốt nghiệp dự kiến (Certificate of Expected Graduation) / Chứng nhận Hoàn tất chương trình (Program Completion) được cấp bởi trường của bạn hoặc theo form chính thức của APU. Hãy nộp bằng/chứng nhận ngay khi bạn nhận được.

2. Hồ  sơ dành cho những thí sinh cần xin visa

7. Kế hoạch tài chính

Mục đích cuả Kế hoạch tài chính là để tính toán số tiền cần phải trả cho 04 năm học tại APU và để chứng minh bạn có đủ điều kiện tài chính mỗi năm. Đây là tài liệu bắt buộc để xin visa đến Nhật. Bạn cần nộp những tài liệu chứng minh như kê sao tài khoản ngân hàng hoặc biên lai nộp thuế để chứng minh nguồn tài chính. Chỉ những thành viên gia đình/họ hàng người thân mới có thể làm người tài trợ tài chính cho bạn. Bạn bè/người quen sẽ không được chấp nhận. Có 03 cách để tính Kế hoạch tài chính. Hãy chọn cách phù hợp nhất với tình hình tài chính của bạn.

Cách 1: Chỉ sử dụng số dư tài khoản ngân hàng

– Điền tỉ lệ  quy đổi đơn vị tiền tệ

– Trong mục Nguồn thu nhập (Income Sources), để trống phần Người tài trợ 1 (Sponsor 1) và Người tài trợ 2 (Sponsor 2) và phần Khác (Other)

– Ở dòng (D), hãy điền 0.

– Ở dòng (E), hãy điền số dư trong tài khoản ngân hàng của người tài trợ với đơn vị Yên.

– Cộng số ở các dòng (E) và (F) và điền kết quả vào dòng (G)

– Số tiền ở dòng (E) phải lớn hơn số tiền được nêu ở dòng IV.

– Bạn phải nộp bản sao kê tài khoản ngân hàng để chứng minh số tiền ở dòng (E)

Cách 2: Chỉ sử dụng thu nhập hằng năm:

– Điền tỉ lệ  quy đổi đơn vị tiền tệ

– Trong mục Nguồn thu nhập (Income Sources), điền tên và tính số thu nhập hằng năm (đơn vị: yên) của người tài trợ trong phần Người tài trợ 1 (Sponsor 1). Nếu bạn có nhiều người tài trợ, hãy điền thêm vào phần Người tài trợ 2 và Khác (Other).

– Ở dòng (1), hãy điền một phần trong thu nhập hằng năm của người tài trợ có thể dùng để trả chi phí đi học cho bạn. Nếu bạn có nhiều người tài trợ, hãy điền thêm vào dòng (2) và (3). 

– Nhân dòng (1) với số năm bạn học tập tại APU và ghi kết quả vào dòng (A). Nếu bạn có nhiều người tài trợ, hãy điền cả dòng (B) và (C).

– Cộng dòng (A) với (C) và ghi kết quả vào (D).

– Ở dòng (E), điền 0.

– Số tiền ở dòng (D) phải lớn hơn số tiền ở dòng IV.

– Bạn cần nộp tài liệu chứng minh thu nhập hằng năm của người tài trợ.

Cách 3:  Sử dụng cả số dư tài khoản ngân hàng và thu nhập hằng năm

– Điền tỉ lệ  quy đổi đơn vị tiền tệ

– Trong mục Nguồn thu nhập (Income Sources), điền tên và tính số thu nhập hằng năm (đơn vị: yên) của người tài trợ trong phần Người tài trợ 1 (Sponsor 1). Nếu bạn có nhiều người tài trợ, hãy điền thêm vào phần Người tài trợ 2 và Khác (Other).

– Ở dòng (1), hãy điền một phần trong thu nhập hằng năm của người tài trợ có thể dùng để trả chi phí đi học cho bạn. Nếu bạn có nhiều người tài trợ, hãy điền thêm vào dòng (2) và (3). 

– Nhân dòng (1) với số năm bạn học tập tại APU và ghi kết quả vào dòng (A). Nếu bạn có nhiều người tài trợ, hãy điền cả dòng (B) và (C).

– Cộng dòng (A) với (C) và ghi kết quả vào (D).

– Ở dòng (E), hãy điền số dư trong tài khoản ngân hàng của người tài trợ với đơn vị Yên.

– Cộng các số tiền ở (D), (E) và 9F) và điền kết quả vào dòng (G)

– Số tiền ở dòng (D) và (E) phải lớn hơn số tiền được nêu ở dòng IV.

– Bạn cần nộp giấy chứng minh thu nhập hằng năm của người tài trợ và bản kê sao tài khoản ngân hàng của nhà tài trợ để chứng minh con số ở dòng (E).

8.  Xác nhận hỗ trợ tài chính (Statement of Financial Support)

Bạn cần phải nộp giấy xác nhận này như là minh chứng cho việc người tài trợ (được nêu trong Kế hoạch tài chính) đồng ý hỗ trợ tài chính cho bạn. Mẫu đơn cần được hoàn thành bởi chính người tài trợ. Trong trường hợp bạn có hai người tài trợ, bạn có thể nhờ cả hai người điền chung vào một mẫu đơn, hoặc in ra một bản sao và đề nghị mỗi người hoàn thành một bản riêng biệt. Tương tự khi bạn có 03 hoặc nhiều nhà tài trợ.

9. Giấy xin Chứng nhận Đủ điều kiện nhập cảnh (COE – 3 trang)

Hãy tham khảo đơn điền mẫu và điền thật cẩn thận vào mẫu đơn chính thức được cấp bởi Cục Xuất nhập cảnh. Những cột màu đỏ là bắt buộc phải điền

10.  Tài liệu chứng minh điều kiện tài chính của người tài trợ

Về mục này, APU chấp nhận những giấy tờ như chứng minh thu nhập, chứng minh nộp thuế hoặc giấy xác nhận thu nhập được cấp bởi công ty người tài trợ đang làm việc hay các cơ quan có thẩm quyền (hãy nộp bản gốc). Nếu bạn muốn nộp sao kê thu nhập được cấp bởi công ty, chúng tôi chỉ chấp nhận những giấy tờ có những thông tin sau:

– Tiêu đề thư chính thức

– Tên đầy đủ của người tài trợ

– Ngày cấp

– Thu nhập và đơn vị tiền

– Chữ ký chính thức hoặc con dấu của nơi cấp (có thể dùng chữ ký sẵn)

*APU không chấp nhận những giấy tờ chỉ được ký bởi cá nhân người tài trợ trừ khi người tài trợ là chủ công ty.

11. Sao kê tài khoản ngân hàng của người tài trợ 
Chỉ những giấy sao kê có số dư tài khoản hiện tại của người tài trợ và được cấp bởi ngân hàng tương ứng mới hợp lệ (bản sao không được chấp nhận). Chúng tôi chỉ chấp nhận sao kê gốc với những thông tin dưới đây:
– Tiêu đề thư chính thức của ngân hàng phát hành
– Số phát hành
– Thông tin liên hệ của ngân hàng*
– Tên đây đủ của người tài trợ
– Ngày phát hành phải là trong 03 tháng gần đây
– Đơn vị tiền
*APU có thể sẽ liên hệ với ngân hàng phát hành nếu có thắc mắc
12. Bản sao hộ chiếu hợp lệ:

Nếu bạn chưa nộp bản sao hộ chiếu, hãy gửi ngay một bản sao của những trang có ảnh và thông tin cá nhân của bạn. Trong trường hợp bạn vừa đổi tên sau khi nhận được hộ chiếu hiện tại, hãy nộp kèm một bản đính chính và giải thích.